ビジネス英語で「折り返しの電話」を約束する場合

「ビジネスの電話をかけたけど、相手が不在だった…」というケースもありますよね?あるいは、「ビジネスの電話がかかってきたけど、こっちが不在だった…」というケースがあると思います。

この場合、「折り返しの電話」の約束や「さっきは電話に出られなくてスイマセン」のような表現をマスターしておきたいものです。そこで、「折り返しの電話」に関する表現のあれこれを勉強しておきましょう。まず、相手に電話をかけたものの、相手が不在だったとします。

その場合、向こうの受付嬢などが「Would you like to leave a message?(伝言を残されますか?)」と言ってくるはずです。仮に、「こちらから後ほどかけ直す」という場合は、「No thank you. I’ll call him(her)back later.」と言っておきましょう。

しかし、相手が何時頃に戻ってくるのかが分かりません。その場合は「When is he(she) coming back?」と聞いておいて下さい。そうしておけば、「何時ごろにかけ直すべき」がちゃんと分かりますし、「また相手が不在だった…」と防ぐことが出来るはずです。

一方、こちらから電話をかけ直すのではなく、「相手にかけ直してもらう場合」も考えられますね。その場合は、相手が「Would you like to leave a message?」と言ってきた後に「Yes. Can you please tell him(her) to call me back?」と付け加えて下さい。

ところが、これだけでは「情報不足」となってしまいます。「どこにかけ直してもらうのか?」や「(こっちが)何時までオフィスにいるのか?」を伝えていないためですね。したがって、「I’ll be at my office until 5 today.」などと伝えておきましょう。

一方、時間と場所を気にしないのであれ、ば、「Can you please tell him to call my mobile?」と伝えて下さい。携帯電話であれば、「あなたがどこにいるのか?」は関係ありませんし、あるいは時間も選ばないために便利だと思います。

それでは、今度は「こっちが不在であり、スイマセンでした!と伝える表現」を勉強してみます。「せっかく電話をかけてくれたのにスイマセン!」は、「Sorry that I wasn’t able to take your phone」でOKですよ。簡単ですよね?

このような「ちょっとした表現」が言えるかどうかだけでも、ビジネスでの事務レベルの高さを強調することが可能なのです。とくに、継続して関係のある顧客に対しては、「ちょっとした一言」によるフォローは非常に大切だと言えます。

無愛想に「もしもし…」と言うだけではなく、出来るだけフレンドリーに対応することをオススメします。ちなみに、相手が「Sorry that I wasn’t able ~」と言ってきた場合、つまり「相手が不在でこちらから再度かけ直した場合」においては、「No problem. Thank you for calling me back」と答えておきましょう。