取引先企業の受付で使うビジネス英語

相手の会社を訪問して、受付にたどり着くとします。もちろん、そのままスルーして奥に行ってはいけませんよ。日本ならまだしも、セキュリティの厳しい会社や国においては、「即退去!」になってしまうケースもありますから。したがって、受付を通して誰かに合う必要がある場合は、そこでの対応力(英会話力)が必要になってきます。

では、具体的に何を言えば良いのか、さっそく勉強していきましょう。それほど難しいものではありませんよ。基本的にはビジネスの電話をかける時と同じですから。まず、「Good morning」や「Hello」などの声をかけておきましょう。

続いてあなたの「氏名」と「社名」です。「This is ○○ from △△ company.」などですね。しかし、中には氏名と社名を答えずに、いきなり要件から入る方もおられます。「I would like to see Mr. Mark in the Sales Division.(営業部のマークさんと会いたいのですが)」のような感じです。

この場合は、受付嬢が「Could I possible ask your name and company?(失礼ですが、お名前と社名をお願いできますか?)」と聞いてきますので、そこで氏名と社名を述べても良いでしょう。順番が違うだけであり、特にマナー違反ではないと思われます。

そして受付嬢が相手と連絡を取り、あなたとの面会が始まるのですが、仮に相手が不在だったとしましょう。会社訪問は事前に予約してあるはずですので、基本的には「相手が不在」は考えられません。

しかし、何らかの手違いやミスで起こりえる事態ですので、そのような場合の会話を勉強しておくことが大切です。たとえば、あなたの「アポなし訪問」だったとしましょう。よほどの事情がない限り、アポなしで仕事目的の訪問を行うのはマナー違反ですが、その場合は自分の名詞を受付嬢に渡して、「Would you give my business card to him(her)and tell him(her)to contact me by email? I would like to talk to him about our upcoming project.(名詞を彼・彼女に渡して頂けますか?そしてメールで連絡をくれるように伝えて下さい。

次回のプロジェクトに関して話がしたいのです)」と伝えておきましょう。もう一度言いますが、アポなしで仕事目的の訪問をするのは重大なマナー違反です。しかし、「どうしても仕方ない…」という場合においては、上記の表現で対応するようにしておきましょう。

なお、「アポを取ったにもかかわらず、面会が叶わなかった…」という場合は、「アポを取ってある旨+連絡してくれるようお願いする」の2段階で対応して下さい。

たとえば、受付嬢が「マークは席を外しておりますが…」と言ってきた場合は、「OK. I made an appointment to see him here today. Can you please tell him to contact me?I’ll be at my desk until 5 today.(そうですか。今日、ここで会うことになっていたのですが…。私に連絡するように伝えて頂けますか?5時まではオフィスにいますので)」という感じで対処しておきましょう。

特に、受付に行列が出来ている場合などは、上記のやり取りをスムーズに行っておきたいですね。