電話対応に使えるビジネス英語

電話が鳴り、受話器を取って「もしもし?」と答えると、「Hello, my name is…」などの英語か聞こえてきました。一瞬、その場の空気が凍りつく感じですね(笑)。「ど、どうしよう…」という雰囲気になるでしょう。

もちろん、英会話能力に自信がある場合は、そのまま会話を続けて対応することが大切なのですが、「それが出来ないから困っているんじゃないか!!」と怒られてしまいそうです。そこで、そのような場合においては「逃げる」という手法を身につけておきましょう。

では、どのようにして「逃げる」ことが出来るのでしょうか?そもそも、「マズイ…」と思うのは「電話での対応だから」ということに原因があります。一問一答で受け答えをする必要がありますので、高い英会話能力が必要になってくるのです。

一方、メールやファックスではどうでしょうか?文字として情報が送られてきますので、じっくりと対面して対処することが出来ますよね?したがって、ポイントは「いかにしてメールやファックス連絡に相手を持ち込むのか?」という点にあります。

つまり、相手があなたに伝えたい内容に対して、「メールやファックスで送ってもらえますか?」という方向に持っていくのです。それでは、具体的な「持っていく方法」を勉強してみます。

まず、相手が伝えたい内容の趣旨が理解できたなら、「それに関してはメールでお送り頂けませんか?」と持っていく手法が簡単ですね。たとえば、あいてが「御社の○○のサービスに興味があるのですが…」と言ってきた場合は、「Would you please send us an email detailing your business necessity? So that we can know what prompt services are for your businesses.(ビジネスニーズの詳細をメールでお送り頂けますか?

そうすれば、御社にとってピッタリなサービスが何であるかを知ることが出来ますので)」という感じです。「そうしている間に顧客を他社に奪われそう…」と思ってしまいますが、電話口で「えっ~~と、あっ~~と…」と詰まるよりマシです。

なお、相手の言っていることが全く聞き取れず、「何が電話の趣旨であるか?」すら聞き取れなかったとしましょう。「ビジネス英語の実践をする前に、まずは基本的なリスニング能力を身につけなさい!」と言いたいところですが(笑)、その場合は「The representative is not at his desk at the moment. Can you please send an email or fax? I’ll show it to him later.(現在、担当者が席を外しております。

メールやファックスで再送願えませんか?後ほど担当者に渡しておきますので)」という感じです。多少、強引な雰囲気はありますが、「電話で口ごもる」よりマシなのです。メールやファックスに相手を持ち込むという「逃げ」も、英語を使ったビジネスの場では「兵法の1つ」と言えますね。