英語のビジネスメールに返信が返って来ない時は

ビジネスメールを英語で送った場合、「あれっ?返信が欲しい内容のメールなのに、いつまで経っても返って来ない…」という経験をされた方も多いでしょう。「ったく!これだからアメリカ人は適当なんだよ!」と、怒る気持ちも理解できますが、ビジネスに対する「向き合い方」は日本人もアメリカ人も「真剣」なのです。

「のーてんき」の一言だけで片づけるわけにはいかないんですね。さらに、日本人が書いたビジネスメールを見ていると、「これでは返信がなかなか返って来ないのも納得だ」というものも多いのです。

果たして、どのようなミスを犯してしまったのでしょうか?また、どう書けば迅速な返信を促すことが出来るのでしょうか?まず、「件名」の欄に注目して下さい。英語では「Subject」の部分ですね。ここを空白で出している場合は、「読まれずにゴミ箱行きになった」という可能性があります。

というのも、アメリカやヨーロッパでは、ビジネスの連絡は基本的にメールで行います。録音しない限り、電話は証拠として認定できませんので。なので、確実に文章として残るメールが好まれるのです。

そのような背景から、忙しいビジネスパーソンは1日に100通以上ものメールに対応することになります。そうなった場合、「これはジャンクメールだな…」と思われればゴミ箱に捨てられてしまうんですね。もちろん読まれることはありません。

その場合は、あなたの社名や氏名などを入れて、「これはジャンクメールではありません。私からのメールです!」と件名でアピールしておく方法が有効です。そうすれば相手もちゃんと読んでくれますし、まずゴミ箱行きになることはないでしょう。

一方、「いつまで経っても返信が来ない」という場合もよくありますが、ひょっとして「as soon as possible」なんて書いていませんか?これは、日本語では「今すぐに!」と訳されますが、言葉の向こう側にあるニュアンスとしては、「今の仕事が終わったら、出来るだけ早く対応して下さい」となるのです。

したがって、日本語訳ほどの「緊急な雰囲気」は全く感じられず、相手ものんびりしながら返信を書くことになるでしょう。その場合の効果的な方法としては、「返信の期日と理由を書いておく」がありますよ。

「○○日までに返信をください。なぜなら、××の事情があるためです」のように、期日を入れるのはもちろん、必ず「理由」も明記して下さい。そうしておけば、よほどの事情でもない限り相手も対応してくれることでしょう。

海外とのメールのやり取りに関しては、ビジネスマナーに違いでイライラ感が生まれることもよくあります。その場合でも怒るのではなく、「なぜなのか?」を考えた行動に出るようにして下さい。