ビジネス英語メールは48時間以内に返信しよう

ビジネスシーンでは、当然ですが社会人としてのマナーを守る必要があります。日本にもビジネスマナーはありますが、アメリカやヨーロッパにもマナーが存在しています。どの国や地域のマナーに合わせるかは、ビジネスの状況や立場の違い、イニシアチブなどによって異なりますが、どんどんグローバル化する中で、「一定の世界基準」のようなものが確立されつつあります。

まず、覚えておきたいのが「英文メールの練習をすること」ですね。日本では何でもかんでも電話をする風習がありますし、誰も「マナー違反」だとは思わないでしょう(時間帯などにもよりますが…)。しかし、世界基準においては「何でもかんでも電話」ではダメなのです。

よく考えて下さい。確かに電話は「手っ取り早い」ですが、電話をかけると「相手の仕事の手を止める」ということになりますよね?これが、世界基準では「マナー違反」になってしまうのです。

したがって、緊急的に伝える情報がある場合や、常識的に考えて「マナー違反ではない」と考えられる場合(緊急的な予定の変更や、メールでは時間的な余裕がない場合)、これらの場合にだけ電話を活用するようにして下さい。もちろん、「電話=ダメ」というわけではありませんので、親しい顧客や付き合いの長いクライアントに対しては、「ちょっと電話をして確認する」も良いでしょう。

しかし、それでも「何でもかんでも電話はダメ」は世界基準なのです。したがって、急ぎではない用件の場合は、メールで済ますように心がけておきましょう。ところが、ここで意外な落とし穴が存在しているのです。それが、「返信までの期間」ですね。

日本人がよくやってしまうミスとして、「忙しいあまり、返信を大幅に遅らせてしまう」というものがあります。基本的には、48時間以内の返信を心がけたいですね。しかし、メールの内容によっては「会議をする必要がある」などの「どうしても時間がかかってしまうケース」も考えられます。

その場合は、「I am currently so busy with other things. I’ll get back to you within 3 days. Sorry for inconvenience.(今、他の仕事で忙しいのです。3日以内に返信いたします。

ご不便をお詫び申し上げます)」と、「本当の返信」までの「仮の返信」を送るようにして下さい。大切なのは、「連絡なし(仮の返信もなし)で48時間以上メールを放置しない」ということです。48時間を1つの目安にして、世界基準となるビジネスマナーを守るようにして下さいね。

メールでのやり取りでは、実際に顔を合わせることはありません。したがって、こちらの詳しい状況は相手に分からないのです。こまめな連絡こそ、こちらの状況を的確に相手に伝え、相互の理解を深めるに重要なことだと言えるでしょう。